تبدیل و دیجیتال سازی

فرض کنید می خواهید مقالات نسخه های قبلی روزنامه، مجله، پرونده های بیمارستان، اسناد وام و تراکنش های مالی بانک یا قراردادهای چاپ شده و فیزیکی خود را دیجیتال کنید. چه راههایی را پیشنهاد می کنید؟
در این مقاله می خوانیم:

مروری بر اسکن و تبدیل اسناد و پرونده های فیزیکی به داده دیجیتال

وقتی می خواهیم پرونده، اسناد و مدارک کاغذی و فیزیکی و یک دبیرخانه سنتی را دیجیتال کنیم، راه های مختلف ماشینی سازی ممکن است در نظر گرفته شود. یکی از راه های آن تایپ مجدد تمامی اسناد و سپس ویرایش و غلط گیری است که بسیار زمانبر و مستلزم هزینه انرژی، مالی و نیروی کار فراوان است.
راه دیگر تبدیل تمامی اسناد و مدارک به نسخه دیجیتال از طریق اسکن کردن است. اسکن پرونده و اسناد دو حالت به خود می گیرد: اسکن و ذخیره به صورت عکس که قابل جستجو نبوده و صرفا می توان با استفاده از اسم فایل روی آنها مدیریت داشت. هرچند در این مدل حجم داده های اسکن شده فوق العاده زیاد می شود و به ظرفیت ذخیره خیلی بالایی نیاز دارد.
حالت دوم اسکن و خواندن همزمان متن است که به آن OCR یا تشخیص نوری حروف اطلاق می شود و نرم افزار حین اسکن پرونده یا مدرک کاغذی و فیزیکی به خواندن محتوای آن می پردازد. بزرگترین کیفیت دیجیتال سازی پرونده های قدیمی با استفاده از OCR در قابل جستجو و ویرایش بودن آن است.

تشخیص نوری حروف (OCR) چیست؟

مکانیسم واقعی که توسط آن بشر می تواند اشیا را شناسایی و تشخیص دهد، هنوز بخوبی معلوم نیست اما سه اصل پایه آن بخوبی شناخته شده می باشد و دانشمندان آن را تمامیت، هدفمندی و سازش پذیری (IPA) می نامند. این سه اصل محور نرم افزارهای OCR را تشکیل می دهد که تشخیص طبیعی یا شبه انسانی را ممکن کرده است.
اما نرم افزار OCR چطوری متن را تشخیص می دهد. ابتدا نرم افزار به تجزیه و تحلیل ساختار تصویر سند می پردازد. سپس صفحه عکس را به اجزای تشکیل دهنده آن از قبیل بلوک های متن، جداول، تصاویر و غیره تقسیم می کند. پس از تشخیص بلوک های متن، آنها را به جملات و کلمات تقسیم کرده و سپس حروف را تشخیص می دهد.
وقتی حروف مشخص شد و برنامه حروف را شناسایی کرد، مجموعه حروف موجود در تصویر را از نظر الگو با هم مقایسه می کند. سپس فرضیه های متعدد تعبیه شده در مورد حروف را اعمال می کند. برنامه براساس این فرضیه ها انتهای جملات و خطوط و پاراگراف را تشخیص می دهد و سپس متن را به متن دیجیتال تبدیل می کند.
نرم افزارهای OCR غالبا حاوی دیکشنری زبان های مختلف هستند به آنها امکان تجزیه و تحلیل ثانویه اجزای متن در سطح کلمه به کلمه را می دهد. نرم افزار با استفاده از فرضیه ها و پشتیبانی فرهنگ لغت خود صحیح ترین تجزیه و تحلیل و تشخیص متن را انجام می دهد تا بهترین نتیجه کیفی را داشته باشد.

ضرورت دیجیتال سازی اسناد و مدارک کاغذی و فیزیکی

شرایط جاری جهان و رشد خیلی سریع فناوری موجب شیوه جدیدی از زندگی شده است که زندگی بدون قبض و کاغذ اطلاق می شود. تقریبا تمامی اسناد و مدارک تجاری در حال دیجیتال شدن هستند و بعضی از کشورها پیشرفت بیشتری در این وادی داشته اند.
فناوری OCR تقریبا یکی از گسترده ترین تکنیک تشخیص حروف است که برای دیجیتال سازی استفاده می شود. با این رویه متن روی کاغذ و داخل پرونده ها به متن قابل ویرایش و داده دیجیتال تبدیل می شود و در ایستگاه های دیجیتال مثل پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی ذخیره می شود. بدین ترتیب صرفه جویی چشمگیری در هزینه انرژی، زمان و بودجه کارکنان می شود.

فرآیند تبدیل پرونده های کاغذی و اسناد فیزیکی به داده دیجیتال

ابتدا صفحات کاغذ اسکن می شود و به صورت فایل تصویر با شفافیت حداقل ۳۰۰ dpi ذخیره می شود. سپس از یک نرم افزار موثر استفاده می شود و تصاویر تجزیه و تحلیل شده و الگوهای تیره و روشن عکس شناسایی می شود و سپس متن استخراج می شود. این متن در نهایت به صورت فایلی با فرمت مشخص شده مثل pdf یا doc ذخیره می شود.
اگر به صورت فایل pdf ذخیره شده باشد، سپس به فایل متنی اکسپورت می شود تا امکان جستجو و ویرایش متن فراهم شود. تکنیک OCR یک تکنیک مهم در دیجیتال سازی است اما معایب خاص خود را دارد. خطاهایی ممکن رخ دهد و متن تبدیل شده ممکن است جا اندازی یا غلط املایی داشته و به ویرایش و حروفچینی نیاز داشته باشد.
برای رفع خطا و تصحیح متن تبدیلی، ترجمک خدمات اسکن OCR و ویراستاری خود را عرضه نموده است و اطمینان حاصل می کند که صحیح ترین تبدیل ممکن انجام شود. خروجی نهایی که به کاربر تحویل می شود عاری از غلط و خطا بوده و امکان ویرایش و جستجو را دارد.

توجه: مطلب زیر ماشینی بوده و با هدف سئو و بهینه سازی بازدید سایت درج شده است. نیازی به خواندن آن نیست

نحوه دیجیتال سازی – لذا گزینه کارآمد، دیجیتال‌سازی اسناد و تبدیل بایگانی کاغذی به الکترونیکی و مدیریت صحیح آن است. تحلیل وضعیت دیجیتال سازی منابع شنیداری در آرشیوهای سازمان – تبدیل منابع آنالوگ به دیجیتال و دیجیتال به دیجیتال
دیجیتال‏سازی: یکی از روشهای عمده، ساخت آثار دیجیتالی است. به زبان ساده، دیجیتال‏سازی تبدیل هر نوع محمل ثابت یا آنالوگ (مانند کتاب، مقاله‌های نشریات، عکس) به داده و متن دیجیتال اطلاق می شود.
دیجیتال سازی اسناد – با تبدیل همه اسناد کاغذی و دیجیتال به محتوای دیجیتالی قابل استفاده و ارسال مستقیم آن به برنامه های دارای قابلیت جستجو و ویرایش اسناد به بهینه شدن بهره وری سازمان شما کمک می شود.

نحوه دیجیتال سازی

تبدیل بایگانی سنتی به محتوای کارآمد دیجیتال – دیجیتال سازی دفتر اسناد قدیمی، تبدیل و دیجیتال سازی پرونده های مدارس، بانک ها، ادارات و سازمان ها، تجربه دیجیتال روی مطالب کاغذی، مراحل اسکن اسناد و مدارک و پرونده ها، استفاده از OCR برای دیجیتال کردن و تبدیل اسناد بحث می شود.
مراحل اسکن اسناد و مدارک از کاغذی تا دیجیتالی | گردآوری – آماده سازی – اسکن – فرآیند های پس از اسکن – نمونه اسکن – انتقال فایل ها – بازگرداندن اوراق فیزیکی. … مراحل اسکن اسناد و مدارک که ما برای تبدیل کاغذ به فایل دیجیتالی انجام می دهیم.
دلایل دیجیتال سازی پرونده های بایگانی – فایل های دیجیتال نسبت به اسناد فیزیکی در مواردی مناسب تر است و دیجیتالی سازی پرونده های بایگانی برای ایجاد امکان جستجو ویرایش مدارک و دستری راحتتر انجام می شود و دبیرخانه کاغذی و فیزیکی را به فایل های دیجیتالی تبدیل و مدیریت خدمات اسناد الکترونیکی راحتتر می شود.
اما در مجموع در همه بایگانی ها ساماندهی اسناد در دو بخش فیزیکی و الکترونیک وجود دارد و در این بخش اسناد بصورت فیزیکی دریافت و پس از انجام عملیات آماده سازی و اسکن اسناد و مدارک، پرونده ها تبدیل به فایل دیجیتال می گردند و در صورت لزوم میکروفیلم اسناد نیز تهیه میگردد.

نحوه دیجیتال سازی کتاب و مدارک

تبدیل و دیجیتال کردن پرونده ها و اطلاعات فیزیکی امکان اعمال سطح دسترسی و میزان دسترسی به پرونده ها و پوشه ها را فراهم می سازد و آرشیو الکترونیک پرونده های پزشکی برای دسترسی سریع به اطلاعات مهم است. این تغییر در سیستم پاسخگویی به بیماران می تواند بسیار کارآمد باشد.
فرآیندهای فیزیکی مقدار قابل توجهی از زمان روزانه یک دفتر پزشکی را دربرمی گیرند و هزینه های اجرایی را افزایش می دهد؛ اسکن و دیجیتال سازی پرونده های پزشکی موجب دسترسی سریعتر به اطلاعات بیماران می شود و اسکن اسناد و مدارک برای دیجیتال کردن اسناد لازم است و از نرم افزار OCR برای تبدیل متن کاغذی به متن دیجیتال استفاده می شود.
اسکن مدارک و آرشیو دیجیتال. اسکن اسناد، مدارک و پرونده های واحدهای مختلف هر شرکت و سازمانی در هر ابعاد فعالیتی, علاوه بر حفظ اطلاعات موجب دسترسی راحتتر می شود و عمده مشکل شرکت ها و سازمان ها دسترسی به مکاتبات فیزیکی گذشته است که با اسکن و دیجیتال سازی رفع می شود.
تبدیل پرونده فیزیکی به دیجیتال سازی – خدمات آرشیو الکترونیک لازم است بنابراین آرشیو دیجیتال آرشیوی است که اسناد الکترونیک به منظور حفاظت و نگهداری دائمی در مخزن دیجیتال و امکان دسترسی کاربران در هر لحظه به اسناد با تعیین حقوق دسترسی مناسب; افزایش ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد; حفظ و پاکیزگی محیط زیست می گردد.

دیجیتال سازی آرشیو

دیجیتال سازی – اطلاعات یکی از ارزشمندترین منابع سازمان‌ها بوده و روند رو به رشد آن، لزوم حفظ، دیجیتال سازی و دسترس پذیری سریع از طیق OCR را ایجاد کرده است و در چنین شرایطی هزینه رجوع به برگی از اسناد در میان انبوه پرونده‏ ها کم شده و لذا گزینه کارآمد، دیجیتال‌سازی اسناد و تبدیل بایگانی کاغذی به الکترونیکی و قابل جستجو و ویرایش می گردد.
تبدیل پرونده فیزیکی به دیجیتال سازی، اسکن مدارک با کامپیوتر، نمونه قرارداد اسکن پرونده ها، اسکن اسناد، اسکن مدارک چیست، نرم افزار بایگانی دیجیتال، اسکن پرونده های اداری، نرم افزار بایگانی اسناد اسکن شده، پروژه اسکن اسناد از واژه های کلیدی جستجو شده در مورد تبدیل دیجیتال است.
مدیریت مستندات – این تعریف سازمانی، ناشی از تئوری سازی اولیه بایگانی‌ها و سیستم‌های ثبت دیجیتال است که شامل کنترل‌های دسترسی مبتنی برسطح دسترسی است و ازینرو مدیریت هر سوابق فیزیکی و الکترونیکی را مد نظر دارد همچنین در طول چرخه عمر پرونده، مسائل مربوط به امنیت، حفظ حریم خصوصی، دسترسی سریع و دسترس پذیری، OCR و تبدیل دیجیتال انجام می شود.

اسکن اسناد پزشکی

پس از اسکن اسناد، به طور خیلی ساده مدارک کاغذی طی پروسه ای اسکن و به تصاویر دیجیتال تبدیل می شوند. سپس تصاویر دیجیتال پرونده های پزشکی با OCR به متن قابل ویرایش و جستجو تبدیل می شود که می تواند سبب کاهش مقدار ذخیره سازی پرونده های فیزیکی شود و در پایگاه داده مربوطه ذخیره می شود.
تدوین راهبرد مدیریت اسناد الکترونیکی: برنامه دولت الکترونیکی، طراحی و پیاده سازی سامانه مدیریت. اسناد، پیش نیازهای تبدیل و پردازش منابع دیجیتال، تضمین می شود که همه پرونده های فیزیکی در دفتر ثبت اسناد ذخیره و سپس اسکن و تبدیل OCR شده و به صورت متن قابل ویرایش و جستجو در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود.
اسکن اسناد و پرونده های وام بانک ها از طریق اسکن اسناد و مدارک که ابتدا پرونده های وام و تراکنش های مشتری بانک اسکن شده، سپس OCR می شود و به صورت فایل متنی و قابل ویرایش در صفحه گسترده اکسل ذخیره می شود. سپس فایل های اکسل به بانک اطلاعاتی اکسس منتقل می شود و به برنامه بانک وصل می شود.
پرونده های کاغذی بیمار در مقایسه با پرونده های دیجیتال (اسکن شده) به صورت تبدیل اسناد پزشکی کاغذی به دیجیتال تبدیل می شود. آماده سازی اسناد پزشکی برای شروع فرآیند پروژه اسکن اسناد پزشکی، با تبدیل OCR موجب دسترس پذیری بالا و امکان جستجوی پرونده های بیمارستانی با واژه های کلیدی مختلف می شود.

سند بانکداری و تحول دیجیتال

تبدیل اسناد بانکداری، پرونده های وام و جعاله، ضمان های مالی و خیارات و اسناد بانکی به پرونده های دیجیتال انجام می شود. تحول دیجیتال در حوزه بانکداری، مدل کسب و کار، نحوه ارتباط و تعامل با مشتری، فرآیندهای است که با دیجیتال سازی موجب تسریع فعالیت می شود.
خدمات اسکن – فرآیند تبدیل داده های فیزیکی به داده های دیجیتالی، داده های خام را تولید نموده که این داده ها از طریق اسکن اسناد کاغذی و تبدیل OCR به اسناد و متن دیجیتال قابل جستجو انجام می شود. خدمات تخصصی اسکن و تصویربرداری از پرونده ها، اسناد و مدارک در سازمان های مختلف با استفاده از اسکنرهای الران خودکار با سایز مختلف و ذخیره سازی و تحویل مستندات اسکن شده در بانک های اطلاعاتی و تلفیق با برنامه اختصاصی بانک و شرکت ها و تحویل برروی CD ، DVD و یا Hard انجام می شود.
مدیریت آرشیو الکترونیکی – تبدیل الکترونیک | مدیریت آرشیو الکترونیکی, یکپارچه سازی, اتوماسیون اداری, دورکاری مهم است و ضرورت حفظ و نگهداری فیزیکی و الکترونیکی این اسناد موجب به وجود آمدن تبدیل دیجیتال می شود و پس‌ازآنکه یک ساختار و یا پرونده در سیستم آرشیو طراحی شد، برای ورود داده سندها و فرم نمایش تنها برای دیدن اسناد است بدون آنکه بتوان آنها را تغییر داد.

اسکن اسناد

اسکن نقشه, اسکن کتاب, اسکن طولی, ایجاد آرشیو دیجیتال, بایگانی الکترونیکی, ارائه خدمات اسکن پرونده های پزشکی ، مالی ، حقوقی و تحصیلی و تبدیل OCR برای تبدیل به متن قابل ویرایش و جستجو انجام می شود. خدمات اسکن حرفه ای اسکن اسناد و مدارک پرسنلی. اسکن اسناد و مدارک پزشکی. اسکن اسناد و مدارک حقوقی. اسکن اسناد و مدارک مالی. اسکن اسناد و مدارک آموزشی. اسکن اسناد و مدارک پژوهشی.
اسکن اسناد و مدارک -خدمات اسکن اسناد – اسکن اسناد و مدارک با رعایت اصول و کیفیت عالی. اسکن اسناد اداری، مالی، پزشکی و سایر مدارک با دستگاه های مجهز و پرسنل مجرب و تبدیل محتوای فیزیکی به محتوای دیجیتال قابل ویرایش و جستجو انجام می شود. خدمات اسکن اسناد شامل ایجاد اسناد دیجیتال و کامپیوتری برای دسترس پذیری بهتر، جستجو و بهره وری بالاتر است.

خدمات اسکن مورد نیاز در هر شرکت و سازمانی

معمولا” شامل اسکن اسناد و پرونده پرسنلی و اسکن مدارک و پرونده های مختلف فیزیکی است و اسکنر های پیشرفته مدارک (Document Scanner) آماده ارایه خدمات اسکن به شما می باشد.
خدمات اسکن، خدمات اسکن کتاب، اسکن اسناد، قیمت اسکن مدارک، خدمات اسکن سه بعدی، اسکن پرونده های اداری، اسکن و تبدیل مدارک فیزیکی به دیجیتال، تبدیل پرونده فیزیکی به پرونده دیجیتال، تبدیل مدارک و کتاب های کاغذی به متن کامپیوتری قابل جستجو ویرایش از واژه های کلیدی مهم است که پوشش داده می شود.